Data Validation

Contoh Penggunaan Data Table, Conditional Formatting dan Data Validation pada Excel 2010

Posting ini akan mencoba membahas tentang contoh perencanaan dan penggunakan fitur Data Table, Conditional Formatting dan Data Validation pada saat kita akan melakukan data entry.

Kemudahan bagi personel yang bertugas untuk melakukan data entry memiliki efek positif bagi kecepatan entry dan validitas data yang dimasukkan ke dalam Excel File. Kemudahan-kemudahan tersebut dapat kita sediakan dan rencanakan dengan penggunaan Data Table dan Conditional Formatting sehingga kita akan mendapatkan style yang konsisten. Sedangkan validitas data, dapat kita sediakan dengan menggunakan fitur Data Validation.

Hasil akhir yang ingin dicapai dapat dilihat dalam gambar berikut:

Ok, kita mulai saja langkah-langkahnya.

Pertama, kita jalankan Microsoft Excel 2010, kemudian kita persiapkan Data Table. Klik pada Tab Insert – Table. Pastikan Opsi “My table has headers” terpilih. Klik OK. Kemudian, isikan header-header table nya dengan “Nama”, “Alamat”, “Tempat Lahir”, “Tanggal Lahir”, “Jenis Kelamin”.

Klik pada salah satu header, kemudian klik pada Tab Design (Table Tools). Pada gallery Table Styles pilih salah satu style, misalnya Table Style Medium 8. Bersihkan opsi Banded Rows agar baris data nya tidak berbeda warna.

Berikutnya, kita akan bedakan format row fill color berdasarkan jenis kelamin. Untuk menerapkannya, kita akan pergunakan fitur Conditional Formatting berdasarkan Formula Rule.

Sorot A2 hingga E2 (baris data pertama yang masih kosong). Kemudian klik Tab Home, Conditional Formatting, Manage Rules. Kemudian klik New Rule.

Pada dialog New Formatting Rule, pilih opsi terakhir “Use a Formula to determine which cells to format”.

Pada textbox yang tersedia ketikkan =$E2=”Laki-Laki”. Kemudian klik tombol Format. Klik Tab Fill, kemudian pilih salah satu warna fill, misalnya biru muda. Klik OK, dan OK untuk kembali ke dialog Rule Manager.

Selanjutnya kita buat rule baru untuk perempuan. Kembali klik New Rule, pilih opsi “Use a Formula to determine which cells to format”. Pada textbox yang tersedia ketikkan =$E2=”Perempuan”. Kemudian klik tombol Format. Klik Tab Fill, kemudian pilih salah satu warna fill, misalnya merah muda. Klik OK, dan OK untuk kembali ke dialog Rule Manager. Klik Apply dan OK untuk menutup Rule Manager.

Selanjutnya, kita akan memastikan personel data entry memasukkan data yang valid dengan menerapkan fitur Data Validation pada Tanggal Lahir dan Jenis Kelamin.

Pada kolom Jenis Kelamin, data yang akan masuk adalah teks “Laki-Laki” dan “Perempuan”. Klik pada sel E2, kemudian klik Tab Data, Data Validation. Pada dialog Data Validation, pilih List pada opsi Allow, Ketikkan “Laki-Laki,Perempuan” pada Source, dan bersihkan opsi Ignore Blank. Klik OK.

Pada kolom tanggal lahir, data yang akan dimasukkan adalah tanggal, yang berada di antara tanggal 1 Januari 2000 dan 31 Desember 2007.

Klik pada sel D2, kemudian klik Tab Data, Data Validation. Pada dialog Data Validation, pilih Date pada opsi Allow, Ketikkan “2000/1/1” pada Start Date, Ketikkan “2007/12/31” pada End Date dan bersihkan opsi Ignore Blank. Klik OK.

Pada kolom Nama, kita akan pastikan kolom ini tidak ada yang kosong.

Klik pada sel A2, kemudian klik Tab Data, Data Validation. Pada dialog Data Validation, pilih Text Length pada opsi Allow, pilih “Less Then” pada Data, Ketikkan “50” pada Maximum dan bersihkan opsi Ignore Blank. Klik Tab Error pada Dialog Data Validation. Ketikkan “Nama sudah melebihi 50 karakter, silahkan beri singkatan pada bagian nama yang tepat” pada textbox Error Message. Klik OK.

Hingga tahap ini, perencanaan sudah selesai. Untuk memulai proses input data klik pada sel A2. Karena kita sudah menempatkan Data Table, maka untuk proses pengisian, tinggal ketik saja datanya dan kemudian klik tombol Tab. Pada saat berada di kolom Jenis Kelamin, personel data entry dapat mengetikkan salah satu dari “Laki-Laki” atau perempuan. Atau… dapat klik di DropDown List yang tersedia dan klik salah satu dari “Laki-Laki” atau “Perempuan”. Kemudian kembali tekan tombol Tab, maka Excel akan mengarahkan kursor ke row data berikutnya secara otomatis. Row data akan terformat juga secara otomatis sesuai dengan Jenis Kelamin yang terpilih.